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2009年10月12日

休暇明けの大量メールを早く処理する方法

OSNたくMAXです。

今日は、仕事の休暇明けなどの受信したメールの処理速度を向上させる方法紹介します。


現在のプロジェクトでチーム内の連絡、伝達、質問、情報共有などで
メーリングリスト使用しています。

このメーリングリストに登録されているという事もあり、
毎日50件〜80件くらいメールを受信する事態となっています。

ちょうど、3ヶ月前に新婚旅行で1週間ほど休暇を頂いたのですが
休み明けに会社に来てメールを受信すると・・・

なんと300件以上も受信する事になってしまいました。

受信するだけで、10分ぐらいかかったこのメール
1通1分で読んだとしても、5時間。
この300通のメールを1時間半程度で処理時の方法を紹介します。

1.最新から読む
この300通のメールが来るまでの私が普段のメールを読む方法といえば、未読のメールを古いメールから新しいメールへと順番に読んでいました。

でも、この方法で読んでいると全てのメールを読む必要があり、ものすごく時間がかかってしまいます。

そこで、一番新しいメールから過去へ遡って読んでいくという方法に変えました。

この場合、あるメールに対する最新の返信に結論や決定事項が書かれている
事が多いため、それ以前のメールを読む必要が無くなりました。

〜タイトル例〜
「Re:Re:Re:○○した時□□するという問題が発生しました」 ⇒最新コレだけ読む
「Re:Re:○○した時□□するという問題が発生しました項」 ↓必要であれば読む
「Re:○○した時□□するという問題が発生しました」
「○○した時□□するという問題が発生しました」


2.終わっている物は読まない。
タイトルで判断して、読む必要が無いメールを判断しました。
例えば、過去の日付の連絡事項はもう読む必要ありません。

週報、日報なども現在の進捗と問題事項の所だけ読むようにしました。

〜タイトル例〜
「○月○日 会議室は使用できません。」 ⇒無視
「○月○日週報」 ⇒発生している問題、進捗遅れのみ読む。


3.返信が必要なメールは、要返信BOXへ
読む時は、読む事だけに集中しました。

返信する必要があると判断したメールは、その時にはさらっと目を通して
[要返信]などのBOXに移動させ返信作業は後回しにしました。
また、内容理解に時間がかかるメールもとりあえず、[要確認]BOXに移動し後回しにしました。

〜タイトル例1〜
「たくMAXさんへ質問です。」 Aさん
「○○について教えてください。」 Bさん
「○○わかりますか?」 Aさん
  ⇒内容をよく理解しないと返信出来ない為、とりあえず後回しに。
   質問が多いAさんには、口頭で確認などでも対応

〜タイトル例2〜
「○○操作の処理手順」
  ⇒内容を理解する必要がある為、後回しに

もらった感想
一緒のプロジェクトの方でつい先日リフレッシュ休暇で数日休まれた方に
この方法を紹介した所、受信メールが多かったが、最新のメールから読むという方法で、予想外に早くメールが処理できたとの報告をもらえました。


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posted by たくMAX at 23:05 | Comment(2) | TrackBack(0) | 過去履歴 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
300もの大量のメール………!!
それを短時間で処理するなんてすごいですね。
確かにReのものを見ると前の文章がほぼ引用されているので話の流れが見えるので理解しやすいですね。
そして、改めて、タイトルの大切さを感じました。簡潔かつ内容のわかるキャッチコピーを心がけま〜す♪
Posted by 梅酒にゃん割り at 2009年10月16日 07:51
>梅酒にゃん割りさん

コメント頂いていたのに返信遅くなりました(^^;

いつもありがとうございます。

火事場のバカチカラみたいなのも働いたんだと思います。

少しでも読んでもらえるようにタイトルも考えて書いていきたいですね。
Posted by たくMAX at 2009年10月21日 22:57
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